Protection de la vie privée

Corporate Benefit Consultants a toujours traité vos renseignements personnels en toute confidentialité. Nous nous sommes engagés à vous fournir des services de la plus haute qualité tout en veillant à la protection de votre vie privée.

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la loi fédérale) définit ainsi le renseignement personnel comme tout renseignement concernant un individu identifiable, à l’exclusion du nom et du titre d’un employé d’une organisation et de l’adresse et du numéro de téléphone de son lieu de travail.

Nos dix principes directeurs

Corporate Benefit Consultants ne ménagera aucun effort en vue d’assurer l’exactitude, la confidentialité et la protection de vos renseignements personnels. À cette fin, Corporate Benefits a adopté dix principes, modelés sur le Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation et sur la loi fédérale.

1. Responsabilité
   Chacune des filiales de Corporate Benefit Consultants est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle a en sa possession. Chaque filiale désigne un ou plusieurs responsables des renseignements personnels qui veilleront à l’application de ces principes.
   
2. Détermination des fins
   Les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis doivent être identifiées avant la collecte ou au moment de celle-ci.
   
3. Consentement
   Un consentement sera obtenu de la personne concernée avant la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels, sauf exceptions prévues par la loi.
   
4. Limitation de la collecte
   Nous ne recueillerons que les renseignements personnels nécessaires aux seules fins identifiées
   
5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
   Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne le permette. Les renseignements personnels ne seront conservés qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.
   
6. Exactitude
   Nous ne ménagerons aucun effort afin de garder les renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
   
7. Mesures de sécurité
   Nous protégerons les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
   
8. Transparence
   Corporate Benefit Consultants fournira à quiconque en fait la demande la politique et les procédures propres à notre gestion des renseignements personnels. 
   
9. Accès aux renseignements personnels
   Toute personne peut soumettre une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels afin d’être informée de l’existence, de l’usage et de la communication des renseignements personnels qui la concernent. Également, elle peut avoir accès à ces renseignements, dans la mesure permise par la loi. Vous avez le droit de contester l’exactitude et l’intégralité de ces renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.
   
10. Requêtes et plaintes
    Les questions et les commentaires au sujet du respect de notre politique et de nos procédures peuvent être adressés au responsable de la protection des renseignements personnels.
    

Collecte et utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels que nous vous demandons sont essentiels à la livraison de produits et de services qui répondent le mieux à vos besoins et à ceux de tierces parties autorisées (clients). Les renseignements personnels que nous recueillons peuvent provenir de vous directement, de nos sociétés affiliées ou d’autres parties (telles qu’un employeur, une compagnie d’assurance, un courtier, un établissement de crédit, un bureau d’immatriculation des véhicules, une institution financière, un professionnel de la santé, etc.).

Les renseignements personnels pourront être utilisés aux fins suivantes :

	la détermination de l’admissibilité aux produits et aux services;
	le traitement des demandes, la communication de l’information nécessaire ainsi que la livraison des produits et des services demandés;
	la compréhension et l’évaluation des besoins continus des clients ainsi que l’adaptation des produits et des services à ces besoins;
	la facturation et les services comptables liés à nos produits et services;
	la facturation et les services comptables liés à nos produits et services;
	l’administration des demandes de règlement;
	la vérification interne, externe et réglementaire;
	la conformité aux prescriptions de la loi et de ses règlements; et l
	le partage et l’échange de rapports et d’information avec les agences d’évaluation du crédit et toute autre personne ou organisation en vue de vérifier l’exactitude des renseignements personnels.

Les renseignements personnels peuvent être utilisés à d’autres fins, pourvu qu’un consentement préalable ait été obtenu

Consentement à l’utilisation des renseignements personnels

Le consentement peut être obtenu de différentes façons. Nous pouvons obtenir votre consentement explicite ou nous pouvons déterminer que votre consentement est implicite en raison des circonstances. Le consentement explicite peut être communiqué par écrit (par exemple par lettre, par courriel ou sur un formulaire dûment signé) ou verbalement (en personne ou par téléphone). Lorsque vous nous communiquez un renseignement personnel afin d’obtenir un produit ou un service, votre consentement à ce que nous utilisions cette information dans les limites raisonnables est implicite. Si vous devez fournir des renseignements personnels sur d’autres individus (employés, personnes à charge, etc.), il vous faudra d’abord obtenir leur consentement.

Vous seul pouvez décider de nous communiquer ou non vos renseignements personnels. Lorsque vous sollicitez nos services, nous vous demandons de nous fournir les renseignements qui nous permettent de donner suite à votre demande. Ainsi, vous consentez à ce que nous recueillions, utilisions et communiquions à des tierces parties ces renseignements personnels aux fins spécifiées. Également, vous nous autorisez à conserver cette information aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. Votre consentement reste valide même après la cessation de votre relation de travail avec nous, à moins que vous nous avisiez, par écrit, du retrait du consentement. Si vous retirez votre consentement ou si vous ne l’accordez pas en premier lieu, vous pourrez limiter notre capacité, voire nous empêcher, de vous fournir à vous ou à une tierce partie autorisée (telle qu’un employeur) le produit ou le service demandé.

Dans certaines circonstances, il n’est pas possible de retirer le consentement, par exemple, lorsque les renseignements personnels sont nécessaires à l’émission ou au renouvellement d’une police d’assurance, à la tarification d’une assurance ou à l’administration des demandes de règlement. Il existe également des exceptions légales nous permettant de procéder à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels sans votre consentement et sans que nous soyons tenus d’en expliquer les fins. Les exceptions légales prennent effet, par exemple, lorsqu’il s’agit d’une urgence qui touche la vie, la santé ou la sécurité d’une personne, ou en présence d’une ordonnance d’un tribunal.

Partage des renseignements personnels

Nous ne vendons pas des listes de clients ni des renseignements personnels à d’autres organisations. Toutefois, dans le cours de nos activités, nous sommes parfois amenés à communiquer l’information recueillie à des filiales, à des sociétés affiliées ou remplaçantes, ainsi qu’à d’autres fournisseurs de services ou agents qui accomplissent diverses fonctions en notre nom.

Dans la foulée de son expansion, Corporate Benefit Consultants pourra vendre ou acheter des segments d’affaires. Étant donné que nos activités sont basées principalement sur les relations avec les clients, les données portant sur des comptes en particulier ou sur l’achat et la vente de services pourront contenir des renseignements personnels et faire partie de la transaction.

Dans certaines circonstances, pour des motifs juridiques ou réglementaires, nous pourrions être tenus de communiquer des renseignements personnels à des tierces parties.

Par ailleurs, les renseignements personnels peuvent servir à évaluer vos besoins futurs en vue de vous offrir les produits et les services de notre société, de ceux de nos sociétés affiliées ou d’organisations reconnues que nous choisirons, qui conviennent le mieux à ces besoins. Si vous ne désirez pas recevoir de telles offres ou de telles informations, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la section personne-ressource.

Mise à jour des renseignements

Il est essentiel d’assurer l’exactitude et l’exhaustivité de vos renseignements personnels. L’exactitude des renseignements que nous avons à votre sujet nous permet de vous offrir le meilleur service possible. Vous avez le droit d’accéder à ces renseignements, de les vérifier et d’y apporter des modifications. Nous comptons sur vous pour garder cette information à jour en nous communiquant tout changement qui y survient, tel qu’un changement d’adresse, de numéro de téléphone, etc. Il vous suffit de communiquer avec notre représentant du bureau de Corporate Benefit Consultants le plus près.

Malgré tous nos efforts, il se peut que des erreurs surviennent. Si vous constatez que nous détenons à votre sujet des renseignements personnels périmés, inexacts ou incomplets, veuillez nous en avertir. Nous rectifierons la situation immédiatement et nous ne ménagerons aucun effort raisonnable pour communiquer ces changements aux autres parties auxquelles nous aurions envoyé, par inadvertance, une information incorrecte ou périmée à votre sujet.

Mesures de sauvegarde des renseignements personnels

Corporate Benefit Consultants utilise des moyens physiques et électroniques ainsi que des procédures en vue de protéger ses systèmes et tout renseignement personnel qu’elle détient contre l’accès et l’utilisation non autorisés. Toutes les mesures de sécurité et de protection que nous appliquons correspondent au degré de confidentialité de l’information recueillie.

Tous nos fournisseurs et nos agents se sont engagés à préserver la confidentialité des clients et à ne pas utiliser l’information à des fins non autorisées

Les employés sont régis par des normes et des politiques strictes permettant de veiller à ce que les renseignements personnels soient conservés en toute sécurité et traités avec soin et respect.

Vie privée et Internet

Corporate Benefit Consultants pourra recueillir des données sur les utilisateurs de ses sites Web (par exemple, au moyen de témoins (cookies), soit des identificateurs alphanumériques transmis par le serveur au navigateur et à l’adresse IP du visiteur). Corporate Benefit Consultants se sert de cette information dans le seul but de vous assurer une visite virtuelle personnalisée et de trouver les moyens d’améliorer son site. L’usage des témoins est répandu. Toutefois, vous pouvez les désactiver en modifiant les paramètres de votre navigateur. Si vous le faites, toutefois, sachez que certains sites pourraient ne plus fonctionner de façon optimale.

Les sites Web de Corporate Benefit Consultants peuvent renfermer des liens à d’autres sites qui ne sont pas régis par la présente politique. Bien que nous nous efforcions de n’afficher que des liens à des sites qui suivent des normes rigoureuses en matière de respect de la vie privée, notre politique ne sera plus en vigueur une fois que vous aurez quitté notre site (www.corporatebenefits.ca). Nous ne sommes pas responsables des politiques en matière de renseignements personnels suivies par des tierces parties, ni par nos filiales étrangères (y compris le site www.corporatebenefits.com géré par notre société affiliée aux États-Unis) qui doivent se conformer aux lois de leur pays. Par conséquent, nous vous suggérons de consulter la politique de confidentialité affichée sur ces sites afin de prendre connaissance de la façon dont les renseignements personnels sont recueillis, utilisés et communiqués.

Personne-ressource

Si vous avez besoin de plus amples renseignements sur nos politiques et procédures, ou si vous avez des requêtes ou des préoccupations, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels. Nous vous répondrons dans les plus brefs délais. Voici les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels de Corporate Benefit Consultants :l

Corporate Benefit Consultants s’efforce de préserver le caractère confidentiel de toute communication dont il a le contrôle ou qui se trouve en sa possession. Toutefois, aucune méthode d’échange n’est infaillible et la communication de renseignements personnels peut être accidentellement ou volontairement interceptée par une tierce partie.